Softul integrat de bibliotecă SOFTLINK ALICE

Biblioteca a început procesul de automatizare în 1996 când a fost ales sistemul ALICE dedicat bibliotecilor de dimensiuni medii si având posibilitatea de a fi achizitionat pe tronsoane.

Cum însă procesarea materialelor pe teme de arhitectură, precum si tipurile de rapoarte necesare au presupus operatiuni mai complexe decât ceea ce a oferit initial acest soft, la solicitarea Bibliotecii, producătorul a lucrat la lărgirea câmpului de posibilităti de căutare si raportare oferite de ALICE, care a ajuns în acest moment un instrument de lucru extrem de eficient si util.

Dar, din lipsa personalului de specialitate, baza de date a Bibliotecii nu este încă suficient de mare spre a fi pe măsura exigentelor cititorilor săi.

Nici numărul de calculatoare din Bibliotecă, nici dotarea sălilor de lectură nu dau deocamdată posibilitatea oferirii accesului on line la colectiile din rafturi.

Scurtă prezentare

În prezent, Biblioteca utilizeaza versiunea 5.5 a sistemului Alice, o varianta optimizata în functie de progresul înregistrat în domeniul tehnologiei informatiei.

Statistica actuala indica un numar de 34955 de resurse înregistrate în sistemul automatizat Alice, din care 16285 reprezinta resursele de tip carte, 15090 - exemplarele de publicatii periodice, diferenta de 3580 de exemplare referindu-se la înregistrari ale cursurilor, disertatiilor, lucrarilor post-universitare, tezelor de doctorat, normativelor etc. Numarul titlurilor tuturor publicatiilor regasite în softul Alice este, în prezent, de 10825, iar articolele din periodice, înregistrate în sistem automatizat, sunt în numar de 18715 de titluri.

Principii de functionare a sistemului ALICE - consideratii tehnice

Programul Alice a fost conceput pentru a functiona pe un singur PC, într-o retea locala (LAN), sau într-o retea WAN. În Biblioteca U.A.U.I.M., platforma de functionare a Alice-ului o reprezinta sistemul de operare Windows XP, initial softul fiind implementat pe Windows '95 si 2000. În prezent, Biblioteca foloseste doua statii de lucru cu acces la Alice:

  1. statie personal biblioteca - cu acces la modulele Alice, pe baza logarii cu o identitate "user ID" si cu o parola. Fiecare bibliotecar face parte dintr-unul sau mai multe grupuri de lucru (împrumut, circulatie, catalogare, periodice etc.);
  2. statie "de oprire (shutdown)" - cu rolul de a realiza procesul de oprire (shutdown), cu verificarea bazelor de date si salvarea lor zilnica.

În viitorul apropiat, se are în vedere implementarea si utilizarea celei de-a treia statii de lucru, de tipul

  1. statie OPAC - Interogare, care presupune accesul limitat al UTILIZATORILOR la modulul de interogare (Inquiry), permitând cautari simple ori complexe în catalogul bibliotecii;

Pentru a putea circula, orice resursa a bibliotecii trebuie sa fie înregistrata. Sistemul Alice permite atât catalogarea cartilor, cât si a altor resurse, precum: publicatii periodice, CD-ROM-uri, DVD-uri, casete video si audio, site-uri web, fisiere etc.

Modulul catalogare

Catalogarea resurselor presupune introducerea datelor referitoare la publicatii: titlu, mentiune de responsabilitate, autor, editie/mentiuni suplimentare, descriere de material (text, video, manuscris etc.), editura, anul editarii, colectie/nr. colectie, descriere fizica, clasificare, descriptori, cuvinte cheie. Câmpurile enumerate anterior contin informatii legate de titlu, urmând ca la fiecare titlu sa se ataseze mai multe exemplare, fiecare cu informatii specifice de exemplar: cod de bare, inventar, locatie, cota, pret, furnizor, etc.

Modulul de catalogare gestioneaza fisierele de autoritate (descriptori/subiecte, autori, edituri, colectii etc.), ofera posibilitatea catalogarii site-urilor web, documentelor electronice (fisiere stocate pe calculatorul local sau în retea), atasarii abstractelor/notelor într-un câmp text nelimitat, cu posibilitate de cautare full-text dupa oricare din cuvintele introduse în descriere. Informatia despre exemplar se poate adauga simplu, prin atasarea unui cod de bare unic fiecarui exemplar.

Un aspect tehnic deosebit de important pentru catalogator, îl reprezinta capacitatea sistemului Alice de a importa resursele din formate MARC (USMARC, UNIMARC, UKMARC, AUSMARC etc.) sau din alte formate electronice.

Modulul periodice

Modulul evidenta periodice si indexare articole permite:

  • urmarirea si receptia publicatiilor periodice;
  • emiterea reclamatiilor pentru periodicele întârziate sau lipsa, catre diferiti furnizori;
  • atasarea de articole la diferite numere ale unor periodice. Aceste articole se vor cataloga cu informatia specifica (titlu, autor, subiect, numar din periodic, pagina), ele putând fi regasite la interogare în aceasi maniera ca restul publicatiilor.

Moulul circulație

Controleaza operatiile de împrumut, restituire, rezervare, prelungire sau programare a resurselor.

Calitatea de utilizator, atestata prin legitimatie, este atribuita la înscrierea cititorului, pentru o perioada determinata, dupa care permisul trebuie sa fie reînnoit. Utilizatorii sunt identificati, ca si documentele, prin coduri de bare.

Principalele facilitati oferite de modulul Circulatie sunt:

  • gestionarea cititorilor: fiecare fisa contine date despre numele, codul de bare, departamentul/profilul, limite de împrumut, adresa, comentarii, mesaje, precum si categoria de împrumut din care face parte.
  • posibilitatea de a defini categorii suplimentare în cadrul fisierului de membri.
  • stabilirea regulilor de împrumut în functie de categoria din care face parte utilizatorul sau respectiva resursa.

Modulul rapoarte

Contine toate rapoartele existente în fiecare modul în parte. Modulul permite întocmirea de situatii statistice referitoare la documente (în functie de timpul intrarii în biblioteca, dupa clasificarea zecimala, dupa autori, edituri etc.) dar si situatii ale împrumuturilor pe perioade de timp, dupa cititori, categorie de resurse etc.

Modulul interogare

Permite cautarea resurselor electronice, cu ajutorul cuvintelor cheie (nume autori, cuvinte din titlu, clasificare zecimala, coduri de bare etc.). Modulul ofera posibilitatea de salvare/printare a datelor rezultate în urma cautarilor în baza de date. Rapoartele pot fi sub forma unor bibliografii simple sau adnotate.

Automatizarea Bibliotecii U.A.U.I.M. prin implementarea sistemului integrat Alice ofera UTILIZATORILOR facilitati precum:

  • Cautarea, regasirea si accesarea informatiei electronice, cu ajutorul cuvintelor cheie (se pot face cautari complexe, cu ajutorul operatorilor booleeni). În prezent, utilizatorii Bibliotecii U.A.U.I.M. au acces indirect la interogarea bazei de date, cautarea propriu-zisa facându-se de catre bibliotecarul de referinte sau oricare dintre custozi (situatie regasita la Sala de Lectura - Carti). În cadrul Salii de Lectura - Reviste, interogarea bazei de date a fost înlocuita cu tiparirea pe suport hârtie a bibliografiilor curente ce contin informatia existenta în periodicele ultimilor 3 ani (2003-2006). Pentru periodicele de interes deosebit (revista "Arhitectura", "Buletinul Comisiei Monumentelor Istorice", "Detail" etc.) au fost întocmite bibliografii retrospective ce contin informatia din colectia completa a fiecarui titlu. Bibliografiile vor fi publicate în numarul din 2007 al Buletinului Bibliotecii si/ al Caietului de Bibliografii. Pentru ca modulul INTEROGARE sa fie accesibil utilizatorilor Bibliotecii, se impune implementarea, pe unul sau mai multe calculatoare, a statiei OPAC - Interogare, care presupune accesul utilizatorilor DOAR la modulul de interogare (Inquiry), permitând vizualizarea tuturor resurselor existente în catalogul electronic (utilizatorilor nu li se permite modificarea informatiei din catalog);
  • Tiparirea informatiei bibliografice, simple sau adnotate, pe suport hârtie. În prezent, acest serviciu este contra-cost, Senatul U.A.U.I.M. aprobând lista taxelor percepute pentru diferite categorii de servicii.
  • Consultarea, de la distanta, a catalogului OPAC (Open Public Acces Catalog) si vizualizarea tuturor resurselor înregistrate în baza de date. Deocamdata, catalogul on-line al Bibliotecii nu este accesibil utilizatorilor, modulul Web Inquiry, pentru accesarea din reteaua externa (Internet) a resurselor bibliotecii, nefiind înca achizitionat.
  • Împrumutul automatizat al cursurilor din programa scolara, excluzând posibilitatea erorilor umane. În paralel cu înregistrarea în catalogul electronic a resurselor împrumutate, sistemul permite tiparirea, pe suport hârtie, a evidentei împrumuturilor. Aceasta evidenta în sistem traditional este verificata si confirmata de utilizator prin semnatura.

În concluzie, se poate spune ca Alice-ul este un sistem integrat de biblioteca ce ofera multiple optiuni de catalogare a resurselor (manuala/automata, curenta/retrospectiva), posibilitatea conversiei si importului informatiei din alte formate, permite întocmirea bibliografiilor si rapoartelor, gestionarea cititorilor si resurselor de orice tip etc.

Calitatea catalogului determina utilitatea modulului de interogare si, prin aceasta, a sistemului ca întreg. Cu cât o resursa poate fi gasita dupa mai multe criterii (titlu, autor, subiect etc.), cu atât ea are mai multe sanse sa fie folosita. Fidelitatea reprezentarii informatiei prin "traducerea" continutului informational al documentelor în limbajele de indexare existente reflecta calitatea indexarii subiectelor si performanta limbajelor utilizate.

Nivelul de utilizare corecta a resurselor este un criteriu de masurare a calitatii serviciilor oferite de biblioteca.